PENYUSUTAN
DOKUMEN
A. Pengertian dan tujuan penyusutan dokumen
Penyusutan
arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan,
dan memusnahkan. Tidak semua warkat memiliki guna abadi. Sebagian warkat suatu
saat tertentu akan habis kegunaanya. Dengan demikian tidak semua warkat harus
disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau
bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat berupa pemindahan dari tempat
penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri
yang harus ada pada suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu.
Penyusutan mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip in-aktif, pemindahan arsip in-aktif yang
masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan.
Penyusutan juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan
penghematan tempat terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta
sebagai wujud manjemen yang baik dan tepat dalam lingkungan manajemen
kearsipan.
Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat
digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan
mempunyai kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip in-aktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan sebagai suatu pengelolaan
arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar demikian maka
model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada
manajemen kearsipan.
Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan
dengan semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan
ini adalah mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau
dimusnahkan.
B. Ruang lingkup pemusnahan arsip
1.
Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas
pelaksanaanya, antaralain :
a. Memindahkan
arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kersipan di lingkungan suatu
instansi/lembaga/kantor/organisasi. Untuk melaksanakan kegiatan kegiatan
tersebut maka tiap instansi/lembaga/kantor/organisasi perlu menyediakan suatu
ruangan khusus untuk menyimpan arsip in-aktif yang berada dibawah tanggung
jawab unit kearsipan penyeleksian arsip in-aktif dilakukan oleh unit pengoalah
dibawah arahan unit kearsipan.
b. Penyerahan
arsip
Tata cara penyerahan arsip
dilaksanakan sebagai berikut :
1) Arsip-arsip
in-aktif dari unit instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor
arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata, antara lain:
a)
Arsip yang retensinya 10 tahun atau
lebih
b)
Arsip permanen
c)
Arsip yang akan / perlu dinilai kembali
statusnya
2) Penyerahan
arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional republik
indonesia
c. Pemusnahan
arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat
dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh
masing-masing instansi / lembaga / kantor / organisasi, yaitu untuk arsip
in-aktif yang retensinya dibawah 10 tahun.
2.
Penyusutan arsip berdasarkan asal usul
atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam
rangka penyelengaraan tugas dan fungsi masing-masing
instansi/lembaga/kantor/organisasi.
3.
Arsip-arsip titipan dari badan swasta
atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi
arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun
penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
C. Retensi arsip adalah suatu penentuan
jangka waktu simpan suatau arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung
di dalamnya.
D. Jadwal retensi
Jadwal retensi
arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip,
jangka waktu penyimpanan, dan keterangan simpan. Keterangan simpan maksudnya
apakah arsip tersebut permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.
1. Maksud
Maksud diterbitkanya jadwal/daftar
retensi ini, antara lain :
a. Memberikan
pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit
kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip
nasional.
b. Memisahkan
penyimpanan arsip aktif dengan in-aktif sehingga mempermudah pengawasan dan
penemuan kembali arsip yang diperlukan.
c. Melancarkan
kegiatan penyusutan arsip yang mengacu kea rah efisiensi pengelolaan kearsipan
berkaitan dengan pertimbangan dengan pertimbangan keterbatasann sarana, prasarana,
tenaga dan biaya.
d. Meningkatan
bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.
2. Tujuan
Tujuan dari diterbitkanya jadwal
daftar retensi arsip antara lain :
a. Terwujudnya
kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari
terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan
pertanggungjawaban atau pembuktian.
b. Jadwal
retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengelola arsip dan unsur terkait
akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran. Penafsiran dapat secara
terkondisi dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan fungsi
pemerintah atau instansi/lembaga/kantor/organisasi
dalam arti luas.
3. Cara
pendapatan jadwal retensi
Jadwal retensi merupakan pedoman
melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek
nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian.
Penilaian arsip berdasarkan atas :
a. Tujuan
kearsipan yang tersirat pada pasal 3 undang-undang nomor 7 tahun 1971, yaitu
terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan
pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa
yang akan dating.
b. Jadwal
retensi.
c. Nilai
arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan masyarakat.
d. Peraturan
perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai
e. Kaitan
arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna.
f. Pengalaman
cara pejabat atau pendapat dari atau
instansi / lembaga / kantor / organisasi terkait.
g. Pendapat
ilmuwan
4. Nilai
guna arsip
Nilai guna arsip
adalah nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi kepentingan pengguna arsip.
a. Nilai
arsip primer
1)
Nilai guna administrasi
2)
Nilai guna hukum
3)
Nilai guna keuangan
4)
Nilai guna ilmiah
b. Nilai
arsip sekunder
1)
Nilai guna kebuktian
2)
Nilai guna informasional
Susunan jadwal retensi arsip :
hal-hal yang minimal harus tercantum pada daftar retensi, antara lain :
a. Nomor
urut
b. Masalah
c. Urain
masalah
d. Retensi
aktif atau in-aktif
Keterangan, tentang perlakuan
terhadap arsip yang bertalian yaitu :
a. Musnah
b. Simpan
permanen
c. Dinilai
kembali
Melalui berbagai pertimbangan khusunya pasal 3
undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang kearsipan,ditetapkan
alternative-alternative yang harus diuji oleh panitia penilai guna arsip, dalam
menentukan ketiga kriteria berikut yaitu musnah, permanen dan dinilai kembali.
Alternative-alternative tersebut yaitu :
a. Musnah
1) Musnah
setelah masa penyimpanan berakhir
2) Diperpanjang
masa penyimpannya, karena :
a) Ada
kaitannya dengan arsip lain yang masih bernilai guna, sehingga perlu
diperpanjang, selama masa penyimpanan arsip yang terkait masih memiliki nilai
guna.
b) Terjadinya
permasalahan, sengketa atau kasus yang ada kaitannya dengan arsip yang
dimusnahkan .
c) Memiliki
lebih dari satu nilai guna dan setelah melalui pengujian mengenai nilai-nilai
guna lainnya, ternyata arsip tersebut harus diperpanjang.
b. Permanen
1)
Dapat diserahkan setelah melalui
prosedur arsip yang berlaku.
2)
Ditangguhkan penyerahannya kepada arsip
nasional/daerah, Karen dikhawatirkan sewaktu-waktu akan diperlukan.
3)
Diperpanjang masa simpanannya sampai
kurun waktu yang tidak terbatas, karena diperlukan oleh pihak terkait dengan
arsip tersebut.
4)
Dinyatakan tidak layak sebagai arsip
statis oleh arsip nasional/daerah , untuk disimpan pada arsip nasional/daerah.
c. Dinilai
kembali
1) Diperpanjang
masa penyimpananya, karena :
a) Ada
kaitannya dengan arsip lain yang masih mempunyai nilai yang masih mempunyai
nilai guna.
b) Ada
kekhawatiran akan timbul permaslahan yang memrlukan keberadaan arsip tersebut
sebagai barang/bahan bukti.
c) Dinyatakan
memiliki nilai guna lebih dari satu dan setelah melalui proses pengujian oleh
panitia
d) Nilai
guna, sehingga masa penyimpanannya harus diperpanjang.
2)
Disimpan permanen atau diserahkan kepada
arsip nasional sebagai arsip statis, karena :
a) Mengandung
aspek pertanggungjawaban yang bersifat nasional.
b) Mengandung
aspek pembuktian yang ada kaitannya dengan kehidupan / keselamatan bangsa dan
Negara.
c) Mengandung
nilai-nilai sejarah
d) Informasinya
bermanfaat bagi masyarakat umum dan bahkan dapat digunakan sebagai bahan
penelitian bagi pihak-pihak yang memerlukannya.
3)
Dimusnahkan, karena sudah tidak memiliki
nilai guna, serta diperkirakan tidak akan timbul :
a)
Permaslahan pada masa mendatang.
b)
Kerawanan.
c)
Kerugian bagi
Negara/badan/lembaga/organisasi/perseorangan.
5. Cara
memperpanjang jadwal retensi
Beberapa contoh cara menghitung
retensi arsip, antara lain :
a)
Arsip sewa menyewa dihitung setalah
perjanjian sewa-menyewa tersebut berakhir dan tidak diperpanjang lagi.
b)
Perizinan dihitung mulai dicabutnya
perizinan tersebut.
c)
Arsip mengenai adanya perubahan status
kewilayahan atau status kelas kantor (dari cabang, naik menjadicabang utama)
dihitung sejak mulai diresmikan.
6. Pengendalian
pelaksanaan retensi arsip
Untuk menghindari makin
bertambahnya arsip/berkas yang belum terkelola. Kepala unit kearsipan instansi
/ lembaga / organisasi, dapat melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip
pada setiap instansi / lembaga / organisasi.
E.
Prosedur penyusutan arsip
Penyusutan arsip mengenai asas sentralisasi
dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melauli asas tersebut
dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun
tidak menutup kemungkinan dilaksanakan didaerah / di kantor cabang. Dengan
adanya asas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan penyusutan, yakni :
a.
Adanya keseragaman persepsi terhadap
jenis dan lamanya masa simpan arsip yang akan disusutkan baik dipusat maupuan
daerah.
b.
Untuk menjaga kehati-hatian terhadap
pelaksanaan penyusutan arsip, sangat diperlukan adanya koordinasi dengan
badan-badan atau lembaga-lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya
berada dipusat, seperti BEPEKA, arsip nasional, BKN dan kementrian yang
terkait. Dengan demikian, asas desentarlisasi ini dapat lebih dikendalikan,
karena ketersediaan orang-orang yang berkompeten dibidangnya. Anggota panitia
penilai arsip terpusat biasanya relative lebih banyak disbanding dengan daerah.
c.
Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip
yang akan dimusnahkan. Karena pelaksanaannya berazaskan desentralisasi,
penyusutannya dapat dilakukan di daerah. Dengan demikian, tidak perlu lagi
adanya pengiriman arsip dari daerah ke pusat.
1.
Pelaksanaan penyusutan arsip
Pemindahan arsip
in-aktif dari unit pengolah kepda unit kearsipan instansi / lembaga /
organisasi terkait.
Kegiatannya meliputi :
a.
Penyeleksian arsip in–aktif oleh unit
pengolah.
b.
Pengelompokkan arsip tersebut secara
lengkap dalam bentuk seri,rubik atau desire.
c.
Pembuatan daftar pertelaan.
d.
Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis
in-aktif kepada unit kearsipan, disertai dengan berita acara pemindahannya dan
daftar pertelaan.
2.
Penyerahan arsip in-aktif dari unit
kearsipan instansi / lembaga / organisasi kepada kantor arsip nasional/
daearah.
Penyerahan
arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip
yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun, tetapi
menurut jadwal retensi harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan
penilaian harus diperpanjang penyimpananya.
Instansi
/ lembaga / organisasi terkait dengan bimbaingan dari kantor arsip nasional. Kantor
arsip daerah dan panitia penilaian. Arsip, melakukan penilaian arsip yang berada
dibawahnya wewenangnya. Penilaian ini, untuk dapat menetukan apakah arsip-arsip
tersebut termasuk kategori dimusnahkan, diperpanjang masa simpanannya atau
diserahkan kepada kantor arsip nasional / daerah, karena termasuk arsip
permanen.
3.
Penyerahan arsip statis dari kantor
arsip daerah ke kantor arsip nasional RI
a.
Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan
ialah :
1)
Arsip yang tercantum dalam jadwal
retensi arsip, sebagai arsip yang harus disimpan permanen.
2)
Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi
arsip,tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali, berdasarkan
pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapatkan persetujuan gubernur, harus
disimpan permanen.
3)
Formulir yang digunakan untuk kegiatan
penyerahan arsip statis
b.
Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan
untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yangmengandung :
1)
Sejarah
2)
Pembuktian dan pertanggungjawaban
nasional
3)
Buku tentang orang, lembaga, benda dan
gejala yang punya ruang lingkup nasional
4)
Informasinya bermanfaat secara nasional baik
untuk kepentingan penelitian, pengembangan maupun pelayanan informasi.
5)
Informasinya mencerminkan identitas dan
kebudayaan bangsa
6)
Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat
bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.
c.
Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh
dalam proses penyerahan arsip statis:
1)
Penilaian arsip in-aktif yang sudah
melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip.
2)
Konsultasi ke departemen dalam negeri
dan arsip nasional republik Indonesia menegenai hasil rapat panitia penilaian
arsip
3)
Permohonan persetujuan kepada gubernur
tentang arsip statis yang akan diserahkan.
4)
Pelakaksanaan penyerahan arsip statis
oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.
4.
Pemusnahan arsip
Pemusnahan
arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Arsip-arsip
yang dimusnahkan ialah arsip-arsip yang sudah secara tegas dan rinci ditetapkan
dalam surat keputusan Gubernur, sebagai arsip yang sudah tidak bernilai guna.
Proses
penetapannya menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a.
Penilaian arsip in-aktif sudah melampaui
batas waktu penyimpanannya, oleh panitia penilai dan pemusnahan arsip.
b.
Konsultasi pada Departemen Dalam Negeri
dan Arsip Nasional Republik Indonesi khusus bagi arsip-arsip in-aktif yang
retensinya / masa penyimpanannya 1 tahun atau lebih.
c.
Penetapan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
dalam surat keputusan Gubernur dengan berlandaskan kepada pendapat instansi
pusat.
d.
Pelaksanaan pemusnahan arsip.
F F. Tata cara penilaian arsip yang akan
dimusnahkan dan diserahkan ke arsip nasional RI
Kegiatan
ini berupa :
1.
Persiapan penilaian
a.
Penyeleksian arsip
b.
Pembuatan daftar telaan arsip
c.
Koordinasi dan konsultasi denhan unit
kerja dan instansi terkait
d.
Penyimpanan penyelenggaraan rapat penilaian
dan pemusnahan arsip
2.
Pelaksanaan penilaian arsip
3.
Langkah-langkah pemusnahan arsip
a.
Pemusnahan di unit kearsipan instansi
b.
Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor
arsip daerah
4.
Cara pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip
harus total, artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya
tidak bias dikendali lagi. Cara pemusnahan arsip yang baik anatara lain dengan
cara :
a.
Dibakar
b.
Dicercah
c.
Menggunakan cairan kimia
5.
Prosedur Penyusutan Berdasarkan JRA (Jadwal
Retensi Arsip)
Pemusnahan
tahapannya sebagai berikut:
1. Pemeriksaan,
yaitu menyeleksi arsip yang sudah melampui batas umur simpan.
2. Pendaftaran,
yaitu mendaftar arsip yang akan dimusnahkan dengan menggunakan blangko daftar
arsip.
3. Pembentukan
panitia pemusnahan yang terdiri dari pemilik arsip, bidang kearsipan, bidang
pengawasan, bidang hukum dan unit-unit lain yang terkait.
4. Penilaian,
yaitu meneliti kembali arsip-arsip yang sudah melampui umur simpan dan akan
dimusnahkan barangkali dengan berbagai pertimbangan masih perlu disimpan
kembali.
5. Persetujuan
dan pengesahan, yaitu sebelum arsip dimusnahkan
perlu mendapatkan persejuan dan pengesahan dari pejabat yang berwenang. Untuk arsip keuangan harus mendapat persetujuan BPK sedangkan arsip
kepegawaian harus mendapat persetujuan BKN.
6. Pembuatan Berita Acara dan pelaksanaan pemusnahan.
Tahap berikutnya adalah prosedur Penyerahan Arsip ke
Arsip Nasional (ANRI),
arsip-arsip tak aktif yang termasuk golongan vital setelah masa 30 tahun
disimpan pada pusat penyimpanan arsip suatu organisasi, dapat dipindahkan ke
Arsip Nasional RI. Walaupun waktu 30 tahun dipandang sebagai pedoman waktu yang
terbaik untuk memberikan jaminan bahwa arsip yang dipindahkan itu tidak akan
terpakai lagi dalam organisasi yang bersangkutan, tetapi untuk melakukan
pemindahan ke Arsip Nasional RI ini harus diteliti kembali secara lebih cermat
apakah sudah tidak akan terpakai lagi oleh organisasi itu. Prosedur penyerahan terdiri dari
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan dan
penilaian arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip yang mempunyai
nilai guna kebangsaan (arsip statis)
2. Membuat daftar
arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari instansi ke
pihak arsip nasional (dibuat dalam rangkap dua)
3. Pembuatan
Berita Acara Penyerahan Arsip
4. Menandatangani daftar
tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip
5. Daftar asli
yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi
Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip nasional
Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip nasional
Daftar
Pustaka :
Munadi.
2013. Pengelolaan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (Jra). Diakses dari http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/01/menentukan-kebutuhan-alat-dan-bahan.html.
Pada tanggal 15 April 2014
Sumiyati.
2009. Mengimplementasikan Sistem
Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 Pengasih.
Sutarto.
1980. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada
Coin Casino - Free Play at No Deposit Casinos
BalasHapusCoin Casino gives players a no 메리트 카지노 주소 deposit bonus at most online casinos. Read 카지노사이트 our review and get free bonus codes, free 인카지노 spins & much more.