Penyusutan Dokumen

Untuk pembelajaran lebih lanjut telah disediakan power point show. Silahkan download disini!

PENYUSUTAN DOKUMEN

                 A.  Pengertian dan tujuan penyusutan dokumen

Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan. Tidak semua warkat memiliki guna abadi. Sebagian warkat suatu saat tertentu akan habis kegunaanya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu.

Penyusutan mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip in-aktif, pemindahan arsip in-aktif yang masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan. Penyusutan juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan penghematan tempat terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta sebagai wujud manjemen yang baik dan tepat dalam lingkungan manajemen kearsipan.

Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan mempunyai kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip in-aktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan sebagai suatu pengelolaan arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar demikian maka model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada manajemen kearsipan.

Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan dengan semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan ini adalah mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau dimusnahkan.

                 B. Ruang lingkup pemusnahan arsip

1.    Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaanya, antaralain :

a.     Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kersipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi. Untuk melaksanakan kegiatan kegiatan tersebut maka tiap instansi/lembaga/kantor/organisasi perlu menyediakan suatu ruangan khusus untuk menyimpan arsip in-aktif yang berada dibawah tanggung jawab unit kearsipan penyeleksian arsip in-aktif dilakukan oleh unit pengoalah dibawah arahan unit kearsipan.

b.    Penyerahan arsip

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut :

1)   Arsip-arsip in-aktif dari unit instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata, antara lain:

a)          Arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih

b)         Arsip permanen

c)          Arsip yang akan / perlu dinilai kembali statusnya

2)   Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional republik indonesia

c.     Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi / lembaga / kantor / organisasi, yaitu untuk arsip in-aktif yang retensinya dibawah 10 tahun.

2.    Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelengaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.

3.    Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

                 C. Retensi arsip adalah suatu penentuan jangka waktu simpan suatau arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya.

                D. Jadwal retensi

Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip, jangka waktu penyimpanan, dan keterangan simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

1.      Maksud

Maksud diterbitkanya jadwal/daftar retensi ini, antara lain :

a.       Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional.

b.      Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan in-aktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

c.       Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu kea rah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan dengan pertimbangan keterbatasann sarana, prasarana, tenaga dan biaya.

d.      Meningkatan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.

2.      Tujuan

Tujuan dari diterbitkanya jadwal daftar retensi arsip antara lain :

a.    Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan pertanggungjawaban atau pembuktian.

b.    Jadwal retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengelola arsip dan unsur terkait akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran. Penafsiran dapat secara terkondisi dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintah atau  instansi/lembaga/kantor/organisasi dalam arti luas.

3.      Cara pendapatan jadwal retensi

Jadwal retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian.

Penilaian arsip berdasarkan atas :

a.    Tujuan kearsipan yang tersirat pada pasal 3 undang-undang nomor 7 tahun 1971, yaitu terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa yang akan dating.

b.    Jadwal retensi.

c.    Nilai arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan masyarakat.

d.   Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai

e.    Kaitan arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna.

f.     Pengalaman cara pejabat atau pendapat dari atau  instansi / lembaga / kantor / organisasi terkait.

g.    Pendapat ilmuwan

4.    Nilai guna arsip

Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi kepentingan pengguna arsip.

a.       Nilai arsip primer

1)         Nilai guna administrasi

2)         Nilai guna hukum

3)         Nilai guna keuangan

4)         Nilai guna ilmiah

b.      Nilai arsip sekunder

1)         Nilai guna kebuktian

2)         Nilai guna informasional

Susunan jadwal retensi arsip : hal-hal yang minimal harus tercantum pada daftar retensi, antara lain :

a.       Nomor urut

b.      Masalah

c.       Urain masalah

d.      Retensi aktif atau in-aktif

Keterangan, tentang perlakuan terhadap arsip yang bertalian yaitu :

a.       Musnah

b.      Simpan permanen

c.       Dinilai kembali

Melalui  berbagai pertimbangan khusunya pasal 3 undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang kearsipan,ditetapkan alternative-alternative yang harus diuji oleh panitia penilai guna arsip, dalam menentukan ketiga kriteria berikut yaitu musnah, permanen dan dinilai kembali. Alternative-alternative tersebut yaitu :

a.    Musnah

1)      Musnah setelah masa penyimpanan berakhir

2)      Diperpanjang masa penyimpannya, karena :

a)      Ada kaitannya dengan arsip lain yang masih bernilai guna, sehingga perlu diperpanjang, selama masa penyimpanan arsip yang terkait masih memiliki nilai guna.

b)      Terjadinya permasalahan, sengketa atau kasus yang ada kaitannya dengan arsip yang dimusnahkan .

c)      Memiliki lebih dari satu nilai guna dan setelah melalui pengujian mengenai nilai-nilai guna lainnya, ternyata arsip tersebut harus diperpanjang.

b.      Permanen

1)   Dapat diserahkan setelah melalui prosedur arsip yang berlaku.

2)   Ditangguhkan penyerahannya kepada arsip nasional/daerah, Karen dikhawatirkan sewaktu-waktu akan diperlukan.

3)   Diperpanjang masa simpanannya sampai kurun waktu yang tidak terbatas, karena diperlukan oleh pihak terkait dengan arsip tersebut.

4)   Dinyatakan tidak layak sebagai arsip statis oleh arsip nasional/daerah , untuk disimpan pada arsip nasional/daerah.

c.    Dinilai kembali

1)   Diperpanjang masa penyimpananya, karena :

a)      Ada kaitannya dengan arsip lain yang masih mempunyai nilai yang masih mempunyai nilai guna.

b)      Ada kekhawatiran akan timbul permaslahan yang memrlukan keberadaan arsip tersebut sebagai barang/bahan bukti.

c)      Dinyatakan memiliki nilai guna lebih dari satu dan setelah melalui proses pengujian oleh panitia

d)     Nilai guna, sehingga masa penyimpanannya harus diperpanjang.  

2)   Disimpan permanen atau diserahkan kepada arsip nasional sebagai arsip statis, karena :

a)    Mengandung aspek pertanggungjawaban yang bersifat nasional.

b)   Mengandung aspek pembuktian yang ada kaitannya dengan kehidupan / keselamatan bangsa dan Negara.

c)    Mengandung nilai-nilai sejarah

d)   Informasinya bermanfaat bagi masyarakat umum dan bahkan dapat digunakan sebagai bahan penelitian bagi pihak-pihak yang memerlukannya.

3)   Dimusnahkan, karena sudah tidak memiliki nilai guna, serta diperkirakan tidak akan timbul :

a)        Permaslahan pada masa mendatang.

b)        Kerawanan.

c)        Kerugian bagi Negara/badan/lembaga/organisasi/perseorangan.

5.    Cara memperpanjang jadwal retensi

Beberapa contoh cara menghitung retensi arsip, antara lain :

a)        Arsip sewa menyewa dihitung setalah perjanjian sewa-menyewa tersebut berakhir dan tidak diperpanjang lagi.

b)        Perizinan dihitung mulai dicabutnya perizinan tersebut.

c)        Arsip mengenai adanya perubahan status kewilayahan atau status kelas kantor (dari cabang, naik menjadicabang utama) dihitung sejak mulai diresmikan.

6.    Pengendalian pelaksanaan retensi arsip

Untuk menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belum terkelola. Kepala unit kearsipan instansi / lembaga / organisasi, dapat melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip pada setiap instansi / lembaga / organisasi.

E.     Prosedur penyusutan arsip

Penyusutan arsip mengenai asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melauli asas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun tidak menutup kemungkinan dilaksanakan didaerah / di kantor cabang. Dengan adanya asas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan penyusutan, yakni :

a.  Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya masa simpan arsip yang akan disusutkan baik dipusat maupuan daerah.

b. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan penyusutan arsip, sangat diperlukan adanya koordinasi dengan badan-badan atau lembaga-lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya berada dipusat, seperti BEPEKA, arsip nasional, BKN dan kementrian yang terkait. Dengan demikian, asas desentarlisasi ini dapat lebih dikendalikan, karena ketersediaan orang-orang yang berkompeten dibidangnya. Anggota panitia penilai arsip terpusat biasanya relative lebih banyak disbanding dengan daerah.

c.  Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan dimusnahkan. Karena pelaksanaannya berazaskan desentralisasi, penyusutannya dapat dilakukan di daerah. Dengan demikian, tidak perlu lagi adanya pengiriman arsip dari daerah ke pusat.

1.    Pelaksanaan penyusutan arsip

Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah kepda unit kearsipan instansi / lembaga / organisasi terkait.

Kegiatannya meliputi :

a.       Penyeleksian arsip in–aktif oleh unit pengolah.

b.      Pengelompokkan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk seri,rubik atau desire.

c.       Pembuatan daftar pertelaan.

d.      Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis in-aktif kepada unit kearsipan, disertai dengan berita acara pemindahannya dan daftar pertelaan.

2.    Penyerahan arsip in-aktif dari unit kearsipan instansi / lembaga / organisasi kepada kantor arsip nasional/ daearah.

Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi  arsip-arsip yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun, tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus diperpanjang penyimpananya.

Instansi / lembaga / organisasi terkait dengan bimbaingan dari kantor arsip nasional. Kantor arsip daerah dan panitia penilaian. Arsip, melakukan penilaian arsip yang berada dibawahnya wewenangnya. Penilaian ini, untuk dapat menetukan apakah arsip-arsip tersebut termasuk kategori dimusnahkan, diperpanjang masa simpanannya atau diserahkan kepada kantor arsip nasional / daerah, karena termasuk arsip permanen.

3.    Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip nasional RI

a.       Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan ialah :

1)   Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip, sebagai arsip yang harus disimpan permanen.

2)   Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi arsip,tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali, berdasarkan pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapatkan persetujuan gubernur, harus disimpan permanen.

3)   Formulir yang digunakan untuk kegiatan penyerahan arsip statis

b.        Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yangmengandung :

1)      Sejarah

2)      Pembuktian dan pertanggungjawaban nasional

3)      Buku tentang orang, lembaga, benda dan gejala yang punya ruang lingkup nasional

4)      Informasinya bermanfaat secara nasional baik untuk kepentingan penelitian, pengembangan maupun pelayanan informasi.

5)      Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan bangsa

6)      Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.

c.         Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam proses penyerahan arsip statis:

1)      Penilaian arsip in-aktif yang sudah melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip.

2)      Konsultasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional republik Indonesia menegenai hasil rapat panitia penilaian arsip

3)      Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan.

4)      Pelakaksanaan penyerahan arsip statis oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.

4.    Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Arsip-arsip yang dimusnahkan ialah arsip-arsip yang sudah secara tegas dan rinci ditetapkan dalam surat keputusan Gubernur, sebagai arsip yang sudah tidak bernilai guna.

Proses penetapannya menempuh langkah-langkah sebagai berikut :

a.       Penilaian arsip in-aktif sudah melampaui batas waktu penyimpanannya, oleh panitia penilai dan pemusnahan arsip.

b.      Konsultasi pada Departemen Dalam Negeri dan Arsip Nasional Republik Indonesi khusus bagi arsip-arsip in-aktif yang retensinya / masa penyimpanannya 1 tahun atau lebih.

c.       Penetapan arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam surat keputusan Gubernur dengan berlandaskan kepada pendapat instansi pusat.

d.      Pelaksanaan pemusnahan arsip.

F           F.  Tata cara penilaian arsip yang akan dimusnahkan dan diserahkan ke arsip nasional RI

Kegiatan ini berupa :

1.    Persiapan penilaian

a.       Penyeleksian arsip

b.      Pembuatan daftar telaan arsip

c.       Koordinasi dan konsultasi denhan unit kerja dan instansi terkait

d.      Penyimpanan penyelenggaraan rapat penilaian dan pemusnahan arsip

2.    Pelaksanaan penilaian arsip

3.    Langkah-langkah pemusnahan arsip

a.       Pemusnahan di unit kearsipan instansi

b.      Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor arsip daerah

4.    Cara pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip harus total, artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya tidak bias dikendali lagi. Cara pemusnahan arsip yang baik anatara lain dengan cara :

a.       Dibakar

b.      Dicercah

c.       Menggunakan cairan kimia

5.        Prosedur Penyusutan Berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip)

Pemusnahan tahapannya sebagai berikut:

1.      Pemeriksaan, yaitu menyeleksi arsip yang sudah melampui batas umur simpan.

2.      Pendaftaran, yaitu mendaftar arsip yang akan dimusnahkan dengan menggunakan blangko daftar arsip.

3.      Pembentukan panitia pemusnahan yang terdiri dari pemilik arsip, bidang kearsipan, bidang pengawasan, bidang hukum dan unit-unit lain yang terkait.

4.      Penilaian, yaitu meneliti kembali arsip-arsip yang sudah melampui umur simpan dan akan dimusnahkan barangkali dengan berbagai pertimbangan masih perlu disimpan kembali.

5.      Persetujuan dan pengesahan, yaitu sebelum arsip dimusnahkan perlu mendapatkan persejuan dan pengesahan dari pejabat yang berwenang. Untuk arsip keuangan harus mendapat persetujuan BPK sedangkan arsip kepegawaian harus mendapat persetujuan BKN.

6.       Pembuatan Berita Acara dan pelaksanaan pemusnahan.

Tahap berikutnya adalah prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI), arsip-arsip tak aktif yang termasuk golongan vital setelah masa 30 tahun disimpan pada pusat penyimpanan arsip suatu organisasi, dapat dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Walaupun waktu 30 tahun dipandang sebagai pedoman waktu yang terbaik untuk memberikan jaminan bahwa arsip yang dipindahkan itu tidak akan terpakai lagi dalam organisasi yang bersangkutan, tetapi untuk melakukan pemindahan ke Arsip Nasional RI ini harus diteliti kembali secara lebih cermat apakah sudah tidak akan terpakai lagi oleh organisasi itu.  Prosedur penyerahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :

1.    Pemeriksaan dan penilaian arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip yang mempunyai nilai guna kebangsaan (arsip statis)

2.    Membuat daftar arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari instansi ke pihak arsip nasional (dibuat dalam rangkap dua)

3.    Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip

4.    Menandatangani daftar tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip

5.    Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi
Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip nasional

Daftar Pustaka :

Munadi. 2013. Pengelolaan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (Jra). Diakses dari http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/01/menentukan-kebutuhan-alat-dan-bahan.html. Pada tanggal 15 April 2014

 Sumiyati. 2009. Mengimplementasikan Sistem Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 Pengasih.

Sutarto. 1980. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada