PEMELIHARAAN
ISI DAN FISIK
A. Pengertian
Pemeliharaan merupakan
usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan
adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
B. Pemeliharaan
1. Pemeliharaan
lingkungan
Faktor- faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan
lingkungan yaitu :
a. Petugas
arsip harus :
1) Jujur
dan dapat menyimpan rahasia.
2) Disiplin.
3) Terampil
dan cekatan.
4) Terdidik
dan terlatih.
5) Rapi
dan bersih.
b. Depo
arsip
1) Ruang
tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih dan terang. Ventilasi
dipasang filter agar cahaya langsung menembus kedalam ruangan mengenai fisik
arsip.
2) Menggunakan
bahan bangunan yang tidak mudak rusak dimakan rayap, terbakar dan dinding atau
lantai tidak lembab.
3) Lokasi
bangunan berada didaerah yang aman jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam
lainnya.
4) Temperatur
suhu dan kelembaban disesusaikan dengan kebutuhan penyimpanan, untuk itu
diperlukan AC, dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.
c. Peralatan
Peralatan kearsipan sepeti rak,
filing cabinet, rol opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi
standarisasi yang telah ditentukan.
2. Pemeliharaan
arsip audio visual dan elektronik
a. Pemeliharaan
arsip rekaman suara (audio)
1) Menjaga kebersihan lingkungan dan
fisik arsip rekaman suara secara teratur.
2) Master copy dibuatkan duplikasi
copynya, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan
baik. Duplikasi copy dipakai sebagai layanan informasi.
3) Arsip rekaman suara diperiksa
informasi mutu suaranya, setiap enam bulan sekali diputar dalam kecepatan
normal.
4) Piringan/kaset disimpan dalam lemari
standar disusun secara vertikal.
5) Kondisi lingkungan harus stabil.
Temperatur suhu berkisar antara 4℃-16℃ dan kelembaban berkisar antara
40%-60% RH.
b. Pemeliharaan
arsip rekaman gambar (still visual)
1) Menjaga kebersihan lingkungan dan
perawatan fisik arsip secara teratur.
2) Membuat duplikat copy dari jenis
arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka dibuatkan foto
negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya.
3) Arsip foto negatif disimpan dalam
sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul
berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
4) Arsip foto positif disimpan dalam
amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan
asamnya rendah, yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto
positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara
horizontal.
5) Suhu ruangan tempat penyimpanan
arsip perlu dijaga kestabilannya. Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH.
Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil
di antara 0℃-5℃.
c. Pemeliharaan arsip moving audio
visual (film dan video)
1)
Memelihara
dan merawat peralatan film dan video.
2)
Memelihara
media arsip film dan video, antara lain dengan cara :
a)
Membersihkan
debu dan jamur yang menempel pada pita film. Caranya dengan mengoleskan (bukan
ditekan) bahan kimia trihloroethane.
b)
Menjaga
kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk
film hitam putih).
c)
Memutar
film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 bulan sekali.
d) Membuat duplikat dari master copy
untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
e)
Menyambung
kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.
d. Pemeliharaan
arsip elektronik
1) Pengamanan informasi dilakukan
dengan cara :
a)
Menciptakan
prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap
kemungkinan penggunaan informasi secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak
berhak.
b)
Pemeliharaan
perangkat keras (hardware) secara
berkala serta melakukan penyesuaian hardware
dengan kemajuan teknologi (updating).
c)
Pemeliharaan
perangkat lunak (software) secara
berkala serta melakukan penyesuaian software
dengan kemajuan teknologi (updating).
2) Pemeliharaan fisik arsip elektronik
melalui upaya:
a)
Penggunaan
keras (unit computer, hardisk, disket) yang berkualitas baik.
b)
Penggunaan
perangkat lunak asli (bukan bajakan).
c)
Memback-up
data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
d) Menyimpan arsip elektronik pada
tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan.
e)
Menjaga
kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
3. Fumigasi
Fumigasi
adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara
berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak
biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman
serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama
petugas kearsipan.
a. Syarat untuk mendapatkan hasil
optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:
1)
Pelaksana
yang profesional.
2)
Tepat
sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi
pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.
3)
Metode
yang digunakan tepat.
4)
Tepat
waktu pelaksanaan.
b. Metode pelaksanaan fumigasi
Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume
dan jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:
1)
Fumigasi
ruangan
Metode fumigasi di dalam ruangan
dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut
harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan
kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
2)
Fumigasi
di bawah penutup
Fumigasi
di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang besar tetapi volume
arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastik
polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.
3)
Fumigasi
bertahap
Fumigasi dilaksanakan pada ruangan
khusus dengan desain tertentu. Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai
instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower
untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode
ini dapat dilakukan dengan biaya yang relatif lebih efisien.
c. Bahan dan sarana fumigasi
1)
Fumigant
(bahan kimia untuk fumigasi)
a)
Carbon disulfide.
b)
Tymol Kristal.
c)
Methyl bromide.
d)
Phospine.
e)
Carbon chloride.
2)
Sarana
fumigasi
a)
Masker
gas.
b)
Mesin
detector.
c)
Lampu
halide.
d)
Sarung
tangan.
e)
Jas
lab.
f)
Lakban.
g)
Timbangan.
h)
Gelas
ukur.
i)
Selang
gas.
j)
Plastik
polyethylene.
d. Langkah-langkah fumigasi
1)
Persiapan
a)
Pembukaan
setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi.
b)
Pengontrolan
terhadap kemungkinan kebocoran gas.
c)
Pengontrolan
agar area fumigasi tidak dilalui oleh makhluk hidup.
d)
Memasang
rambu/tanda di sekitar area fumigasi.
e)
Pengontrolan
dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat fumigasi yang secara
teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
f)
Pembukaan
tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
2)
Pelaksanaan
fumigasi
a)
Pembukaan
tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
b)
Penutupan
tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan tepat takaran.
c)
Pencabutan
selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.
d)
Kontrol
kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
3)
Purna
fumigasi
a)
Pembukaan
penutup setelah proses fumigasi selesai.
b)
Membuka
seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal kembali.
c)
Pembebasan
udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.
d)
Pengontrolan/pengukuran
udara dengan mesin detektor.
4)
Evaluasi
hasil fumigasi
Evaluasi hasil fumigasi dapat
dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip. Apakah faktor biologis penyebab
kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan dengan
memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata
binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil
atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi
harus diulangi.
C. Perawatan
Perawatan
merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan
perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
1.
Membersihkan arsip
a.
Arsip-arsip yang kotor diletakkan di
atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
b.
Bersihkan kotoran yang menempel pada
tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai
dengan jenis kotorannya.
c.
Bersihkan kotoran dan debu yang
menempel pada lembaran arsip mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir
dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh
jamur dapat digunakan penghapus karet.
d.
Untuk arsip-arsip yang dijilid
seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil
selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
e.
Arsip yang telah selesai dibersihkan
disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam
proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
2.
Menghilangkan noda dan bercak
a.
Lem kertas dengan menggunakan air
hangat.
b.
Lak dengan acceton.
c.
Cat dengan alkohol dicampur benzene.
d.
Lilin (wax) dengan gasoline,
chloroform.
e.
Jamur dengan ethylene, alkohol benzene.
f.
Lumpur dengan air steril dicampur amonia.
g.
Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.
h.
Lipstik dengan asam tatrate 5%
dicampur air.
i.
Pernis dengan alkohol/benzene.
j.
Cellotape
dengan trichloroethane.
3.
Menangani arsip basah
a.
Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat
pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan
air dingin dan detergen.
b.
Cara membersihkan kotoran tersebut
di atas dilakukan dengan menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak
ditekan).
c.
Mengeringkannya dilakukan dengan
cara:
1)
Menempatkan arsip dalam ruangan yang
kering dan dilengkapi dengan exhaust fan
yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara berkisar 35%-50% RH.
2)
Arsip dalam bentuk lembaran
diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya
disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
3)
Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada
setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
4.
Memutihkan kertas
Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah
warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan,
dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah
ini:
a.
Persiapan
1)
Arsip yang berdasarkan penelitian
dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip yang mengalami perubahan warna,
dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
2)
Menyiapkan peralatan yang digunakan
dalam proses pemutihan.
3)
Menyiapkan bahan kimia yang
diperlukan, antara lain Kalium Permanganat, Asam Acetate, Asam Oksalat, Natrium Sulfat, Amonia, Hidrogen Peroxida,
dan Chlorine.
b.
Pencucian
Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk
menghilangkan pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan
yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu
dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang
tertinggal.
c.
Perendaman
Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas
yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian
segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
5.
Pencucian
Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan
pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian
terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses
pencucian adalah sebagai berikut:
a.
Persiapan
1)
Pengumpulan arsip-arsip kotor yang
noda atau kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
2)
Menyiapkan peralatan, antara lain
baskom plastik, air steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus,
lembaran plastik tipis, exhaust fan,
dsb.
b.
Pelaksanaan proses pencucian
1)
Masukkan air ke dalam baskom
secukupnya.
2)
Larutkan detergen dalam air.
3)
Celupkan atau rendam arsip lembar
perlembar secara hati-hati ke dalam baskom.
4)
Bersihkan dengan menggunakan spons atau
kuas halus dengan hati-hati.
5)
Untuk arsip yang terkena jamur,
campurkan alkohol ke dalam air agar kertas menjadi kaku.
6)
Untuk memudahkan proses, gunakan
lembaran plastik yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat
pencucian.
7)
Untuk arsip yang berbentuk
buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air
dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons
secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku
dengan cara menekannya secara perlahan.
8)
Keringkan arsip yang telah dicuci,
dalam ruangan yang dilengkapi dengan exhaust
fan.
9)
Lembaran arsip disusun lembar per
lembar dengan kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah.
Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering.
10)
Arsip yang berbentuk buku/dijilid,
pengeringannya dilakukan dengan meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan
bagian tepi buku menghadap kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas
penyerap yang harus diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi
kering.
11)
Dalam proses pengeringan, setiap 10
lembar arsip/lembaran buku diselipkan kertas thymol untuk mencegah timbulnya
jamur.
6.
Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi
lubangi-lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan
kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang
umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan
menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu
sendiri.
7.
Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan
cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang
bersifat fisik.
a.
Bahan garapan dari pelaksanaan
enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi
udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga.
b.
Sebelum enkapsulasi dilaksanakan
hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan
bebas asam.
8.
Laminasi
Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua
lembar bahan penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan
laminasi mesin dingin/panas.
Daftar
Pustaka :
Mustika, Ayuning Tika. 2011. Pemeliharaan
dan Perawatan Arsip. Diakses dari http://kikaqiqukaku.blogspot.com/2011/01/pemeliharaan-dan-perawatan-arsip.html. Pada tanggal 15 April 2014.
Sumiyati.
2009. Mengimplementasikan Sistem
Kearsipan. Yogyakarta: SMKN 1 Pengasih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar