JENIS
BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN
A. Pengertian
Kearsipan
adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila
arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Menyimpan
dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip
merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip
yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini
pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam,
kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:
1. sebagai sarana penyimpan arsip
2. alat bantu untuk mempercepat,
meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan
3. alat pelindung arsip dari bahaya
kerusakan, sehingga arsip bertahan lama
Pekerjaan
mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang
administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang
kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk
kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
B. Macam-macam peralatan kearsipan antara lain :
1.
Map
Map adalah lipatan kertas atau
karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai
macam-macam bentuk dan ukuran. Map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu :
a. Map biasa
Disebut juga stopmap folio karena
hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau rsip yang paling luas
ukuran folio (21x34 cm).
Stopmap dilengkapi dengan daun-daun
penutup yang berfungsi melundungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan
didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.
Gunanya untuk menyimpan warkat atau
arsip yang masih akan diproses atau masih dipergunakan dalam proses kegiatan
perkantoran.
b. Map tali
Yaitu stopmap yang memakai tali
pengikat sebagai alat merapatkannya. Map tali disebut juga portapel. Portapel
ini terbuat dari karton dan diberi tali atau pita. Pada bagian belakang diberi
catatan dengan huruf yang jelas dan teratur sehingga dari jauh dapat diketahui
isinya.
c. Map jepitan
Yaitu map yang memakai jepitan dari
logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya
tidak mudah terlepas . Map jepitan disebut juga snelhecter. Snelhecter terbuat
dari kertas tebal atau karton dengan ukuran sama dengan stopmap folio dengan
warna map jepitan yang bermacam-macam. Warna tersebut sangat penting untuk membedakan
tiap persoalaan.
d. Map tebal
Map tebal menggunakan jepitan khusus
dan bentuknya kokoh atau kokoh sehingga
dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut
Briefordner atau ordner saja. Penyimpana
ordner lebih baik di atas rak bukan didalam filing cabinet atau di dalam
alamri karena memakan tempat.
2.
Folder
Yaitu
map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic
saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan
dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang
menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di
dalam folder tersebut.
3.
Guide
Guide
merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu
sebagai berikut :
a. Tab
Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan
Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
4.
Filling
Cabinet
Filling
cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang
diletakkan secara vertikal. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat,
tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari
bahan plastik. Fungsinya untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga
bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi. Ada dua jenis filing
cabinet yaitu :
a.
Lateral
filing cabinet
Lateral
filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk
menyimpan arsip.
b.
Drawer
type filing cabinet
Drawer
type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik
keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang
tersusun ke bawah.
5.
Lemari
Arsip
Lemari
arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak.
Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal
ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Lemari arsip digunakan
untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
6.
Rotary
Filling System
Rotary
adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan
dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan padaalat ini secara
lateral.
7.
Kartu
Indeks
Kartu
Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai
fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks
biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks.
Fungsi kartu indeks alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Kegunaan kartu Indeks:
a.
Untuk
mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan) arsip yang kode kegiatannya sama dalam
satu berkas.
b.
Sebagai
sarana menemukan kembali arsip.
Syarat-syarat mengindeks :
a.
Singkat,
jelas dan mudah diingat.
b.
Berorientasi
pada kebutuhan pemakai.
c.
Merupakan
kata yang mudah dimengerti.
d.
Diambil
atau ditentukan dari isi surat.
Peraturan
Mengindeks
Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu :
Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad.
Peraturan mengindeks ini dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu :
a.
Indeks
nama orang
b.
Indeks
nama Badan Pemerintah atau Swasta
c.
Indeks
nama organisasi atau Badan Sosial sejenisnya
d.
Indeks
nama tempat atau wilayah
Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:
a.
Nama
biasa.
b.
Nama
yang memakai nama keluarga
c.
Nama
yang memakai nama keluarga
d.
Nama
yang memakai nama baptis
8.
Rak
Sortir
Adalah
suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. Rak
sortir digunakan untuk memisah-misahkan
surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam
folder masing-masing.
Daftar pustaka :
Dino, Anugrah.
2014. Jenis-jenis peralatan arsip. Diakses dari http://anugerahdino.blogspot.com/2014/01/jenis-jenis-peralatan-arsip.html. Pada tanggal
15 April 2014.
Handoko, Danang
Leo. Menentukan kebutuhan alat dan bahan. Diakses dari http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/01/menentukan-kebutuhan-alat-dan-bahan.html.
Pada tanggal 15 April 2014
Sumiyati. 2010. Menetapkan Kebutuhan dan Alat Kearsipan.
Yogyakarta: SMKN 1 Pengasih
Tidak ada komentar:
Posting Komentar